Face à des cahiers des charges de plus en plus exigeants, des critères d’analyse des offres de plus en plus nombreux, des démarches administratives chronophages et un formalisme rigoureux, les entreprises se découragent de répondre aux marchés publics. Si l’expression « le temps c’est de l’argent » prend ici tout son sens, notre cher Benjamin Franklin nous conseillerait de l’utiliser à bon escient. Alors comment optimiser le temps consacré aux marchés publics pour les entreprises ?

 

 

DACO SOLUTIONS est un profil acheteur conçu sur un ensemble de plateformes dématérialisées dédiées aux marchés publics, qui refaçonnent les règles de procédure, vers une nouvelle conception du process achat valorisant les relations acheteurs/entreprises avec pour seul objectif : Faire de la commande publique une réglementation plus simple, plus transparente et accessible aux TPE et PME.

Eve Belhassen, dirigeante de DACO SOLUTIONS, nous livre ici les secrets d’une plateforme de dématérialisation des marchés publics qui révolutionne la dématérialisation des offres des entreprises en réponse aux appels d’offre.

 

 

Question ACT HA : Qu’est ce qu’un profil acheteur ?

Réponse DS :

Si nous devons reprendre la définition générale qui figure dans le Code de la commande publique, un « profil d’acheteur » est une plateforme de dématérialisation des marchés publics permettant aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des entreprises par voie électronique et de réceptionner par la même voie les offres transmises par les entreprises candidates.

Pour aller plus loin que les fonctionnalités réglementaires et requises d’un profil d’acheteur, nous avons conçu une plateforme pour les acheteurs publics permettant la rédaction des offres en ligne par les entreprises dans un cadre que l’acheteur paramètre directement dans notre outil. Le DACO récupère alors toutes les données de l’offre de l’entreprise et préformate un cadre d’analyse des offres facilitant la comparaison par l’acheteur qui génère en un clic un rapport complet d’analyse des offres.

Question ACT HA : Pouvez-vous nous en dire plus sur ce concept d’offre en ligne en réponse aux appels d’offre ?

Réponse DS :

Même après les multiples mesures européennes et françaises de simplifier l’accès des TPE et PME à la commande publique comme le DUME, le DLNF, l’allègement des DCE, la réalité démontre encore toutes les difficultés que rencontrent ces entreprises pour répondre aux appels d’offre.

Cette réalité se pose principalement dans le dépôt de l’offre en réponse aux marchés publics. Il ne s’agit pas ici d’envoyer un simple devis mais de rédiger un mémoire technique comprenant de multiples critères et détails de méthodologie, de concept, de délais, de livrables, de profils dédiés, pour répondre aux exigences des cahiers des charges, qui représente un travail inconsidérable pour les petites entreprises qui n’ont pas ou peu de ressources internes pour effectuer ce genre de tâches.

Ces entreprises sont dans l’opérationnel et malgré toutes les compétences et qualités qu’elles disposent, les mettre à l’écrit peut s’avérer extrêmement complexe. C’est pour répondre à cette problématique précise que DACO SOLUTIONS a développé une solution digitale innovante par la mise à disposition d’une assistance rédactionnelle d’offre en ligne, directement sur le profil acheteur, pour aider les entreprises à répondre aux marchés publics en rétablissant l’égalité des ressources dans les chances d’obtenir un contrat.

Question ACT HA : Quelle est la différence entre le dépôt dématérialisé d’une offre et l’offre en ligne ?

Réponse DS :

Le dépôt dématérialisé permet uniquement à l’entreprise d’envoyer son offre sur la plateforme des acheteurs publics. L’offre en ligne permet à l’entreprise de répondre directement sur la plateforme des acheteurs publics dans un cadre technique et financier préformaté garantissant à l’entreprise de ne pas être rejeté pour un motif d’irrégularité (offre incomplète). Il n’y a rien de plus frustrant pour une entreprise qui a pris du temps dans la rédaction d’un mémoire technique d’être rejeté pour un oubli d’une information qui était demandée dans les critères d’analyse des offres.

L’offre en ligne est une véritable GRC opérationnelle permettant aux entreprises de proposer directement aux acheteurs publics leurs prestations en réponse à leurs appels d’offre dans la prolongation même de leur définition du besoin.

Question ACT HA : Quels sont les avantages pour les acheteurs publics de recevoir des offres préformatées rédigées en ligne ?

Réponse DS :

Les entreprises candidates ne répondent pas toujours précisément à la demande de l’acheteur. De ce fait, ce dernier reçoit des offres qui ne sont ni homogènes ni facilement analysables. Pour parer à ces difficultés, l’offre en ligne leur permet d’une part de préétablir en amont un cadre de réponse tout en balisant les éléments du cahier des charges sur lesquels les candidats devront apporter une réponse, et d’autre part, de pouvoir les contractualiser par la suite et les opposer au candidat retenu.

Le paramétrage de l’offre en ligne par l’acheteur nécessite un travail relativement exhaustif en amont du lancement de la procédure, mais permet de gagner du temps lors de l’analyse des offres. L’utilisation de cet outil limite les demandes de précisions ou de régularisation d’offres aux candidats qui peuvent s’étaler sur 10 à 15 jours (le temps de rédiger, de faire signer les demandes de précisions et de laisser au candidat un délai de réponse suffisant). Cela permet également de visualiser les carences des cahiers des charges (insuffisances, imprécisions, oublis, etc.), et enfin d’obtenir pour chaque critère, une réponse plus précise et plus homogène entre les candidats.

Question ACT HA : Comment qualifierez-vous alors votre profil acheteur ?

Réponse DS :

Notre profil acheteur est une plateforme de dématérialisation des marchés publics que l’on appelle « intégré ». De la publication du marché jusqu’à la notification du contrat, toutes les données sont centralisées sur la plateforme et reprises par le DACO pour préformater les publications, les analyses des candidatures et des offres, les rapports, les actes d’engagement, les multiples courriers de demande de précision ou de négociation, sans aucune ressaisie par les acheteurs publics comme pour les entreprises. Toutes les tâches administratives, réglementaires et formalismes sont ainsi libérées pour laisser place qu’à l’opérationnel.

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